Le budget de fonctionnement du CSE, qu’est-il possible d’en faire ?

Il n’existe aucune énumération légale des dépenses qui peuvent être réglées avec le budget de fonctionnement

Il est inutile de chercher dans le code du travail une liste des dépenses qui peuvent être imputées sur le budget de fonctionnement car il n’y en a pas. C’est au comité social et économique d’imputer ses dépenses sur le bon budget en appliquant les 2 principes suivants :
• tout ce qui a trait au fonctionnement et à l’exercice des missions légales du CSE, notamment celles se rapportant à la marche générale de l’entreprise et à la santé/sécurité, relève du budget de fonctionnement ;
• toute dépense liée à une activité qui doit profiter, directement ou indirectement, aux salariés relève du budget des activités sociales et culturelles

Qui décide de l’utilisation du budget de fonctionnement ? Le CSE, bien entendu ! Pour être plus précis, lorsqu’il est nécessaire de prendre des décisions importantes, l’ensemble des titulaires vote en séance plénière. Dans cette hypothèse, aucun votant n’a voix prépondérante, pas même le secrétaire ou le trésorier. Le président ne doit en principe pas prendre part au vote. De manière générale, c’est le trésorier ou le secrétaire qui, pour des raisons pratiques, gère les besoins courants du comité dans le cadre du budget prévisionnel. Pas besoin d’un vote du comité pour acheter un carnet de timbres !

Les dépenses liées au fonctionnement administratif du CSE peuvent être prises en charge par le budget de fonctionnement

Il s’agit essentiellement :
• des frais courants de fonctionnement du CSE : fournitures de bureau, frais de téléphonie, fax, abonnements internet, frais postaux, frais liés à l’édition de bulletins d’information, frais liés à l’édition et à la diffusion de PV de réunions, etc. Ces différentes dépenses peuvent être prises en charge directement par l’employeur. Dans ce cas, avec l’accord du CSE, elles seront déduites du budget de fonctionnement ;
• des salaires et charges sociales des personnes recrutées à titre permanent ou temporaire par le comité et affectées à des postes liés au fonctionnement administratif du comité : recrutement d’une secrétaire pour les tâches liées à l’organisation et au déroulement des réunions du comité ainsi qu’à la rédaction des procès-verbaux, recrutement d’un comptable pour la tenue et le contrôle de la comptabilité, etc.

Le budget de fonctionnement sert aussi à prendre en charges les frais occasionnés par les déplacements des membres du comité pour l’exercice de leur mission : transport, hébergement, restauration, etc.

Le budget de fonctionnement, on peut aussi s’en servir pour payer les prestataires de services auxquels le comité a recours, notamment une société chargée d’établir et de reproduire les procès-verbaux de réunion.

En général, quand le CSE décide de se doter d’un site internet, c’est à la fois pour son fonctionnement, son organisation, sa communication et ses activités sociales et culturelles. En toute logique, il faut donc imputer le coût de la prestation liée à la création et à la maintenance de ce site sur les deux budgets.

Les dépenses liées au recours à des experts et à la réalisation d’études peuvent être imputées sur le budget de fonctionnement

Le comité peut utiliser son budget de fonctionnement pour :

• payer les honoraires des experts sollicités par le CSE ou par une de ses commissions pour la préparation de ses travaux. Il peut s’agir d’un juriste, d’un ergonome, d’un économiste, ou d’un expert-comptable à qui le comité aura confié une mission particulière ;
• se faire conseiller de manière ponctuelle ou permanente dans le cadre de ses attributions légales. Le CSE peut par exemple faire appel à un prestataire pour bénéficier d’une assistance juridique par téléphone, ou consulter ponctuellement un avocat ;

On essaie parfois de persuader le comité que la carte de réduction qu’il prend pour la billetterie peut être réglée en totalité avec le budget de fonctionnement sous prétexte qu’elle englobe une assistance juridique pour le comité. C’est juridiquement faux, c’est un argument purement commercial !

• acheter de la documentation technique ou juridique pour autant qu’elle soit utile à l’exercice des missions du comité social et économique. Il peut s’agir d’une revue en droit du travail, de codes Dalloz, d’une revue en matière de santé et de sécurité au travail, etc.

Il est également possible de financer des campagnes d’information ou de communication auprès des salariés : recours à des instituts d’enquête et de sondages chargés d’interroger les salariés, diffusion d’un journal d’information. Cependant, attention à ce que disent certains prestataires ! Nul doute que les CSE peuvent utiliser leur budget de fonctionnement pour organiser une campagne de communication auprès des salariés. Généralement, on leur affirme qu’ils peuvent sans problème leur offrir, avec ce budget, des goodies : une lampe de poche, un stylo, un chargeur de téléphone, une trousse de premiers secours, une cafetière… Juridiquement, c’est un avantage en nature. L’Urssaf pourrait trouver à y redire… surtout à une grande échelle. A la rigueur une clé USB contenant les PV de l’année, les accords d’entreprise, le catalogue des activités, ça pourrait passer au titre de la communication.

Le budget de fonctionnement sert à former les membres du CSE, mais aussi les délégués syndicaux et les éventuels représentants de proximité

Le code du travail prévoit que les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours (C. trav., art. L. 2315-63) :
• le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit du crédit d’heures ;
• le financement de la formation, c’est-à-dire les frais d’enseignement, de transport et d’hébergement, ne l’est pas. Il doit être pris en charge par le comité sur son budget de fonctionnement

Quel que soit l’effectif de l’entreprise, les élus du CSE bénéficient aussi d’une formation initiale de 5 jours en matière de santé, sécurité et conditions de travail (C. trav., art. L. 2315-18). C’est à l’employeur de prendre en charge cette formation

Le code du travail autorise par ailleurs le CSE à consacrer une partie de son budget de fonctionnement pour payer une formation aux délégués syndicaux ou à d’éventuels représentants de proximité de l’entreprise (C. trav., art. L. 2315-61).

La décision de financer une formation pour les délégués syndicaux et/ou les représentants de proximité doit faire l’objet d’une délibération du CSE adoptée à la majorité des membres présents. La somme consacrée à ces formations et ses modalités d’utilisation sont inscrites dans les comptes annuels du comité et dans son rapport annuel d’activité et de gestion.

Au-delà des formations prévues par le code du travail, le CSE peut mettre en place des formations au profit de ses membres sur des thèmes particuliers. Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, prévention des risques psychosociaux, initiation au droit du travail, tenue de la comptabilité…, il y a de quoi faire.

Le CSE ne peut pas allouer une subvention aux sections syndicales de l’entreprise, que celles-ci pourraient utiliser comme bon leur semble pour mener des actions de nature syndicale. Par exemple, le budget de fonctionnement ne pourrait pas servir à prendre des abonnements à de la presse syndicale au bénéfice de personnes extérieures au CSE (Cass. soc., 27 mars 2012, n° 11-10.825). Il faut vraiment rester dans les clous car l’utilisation du budget de fonctionnement à des fins syndicales pourrait même constituer un abus de confiance (TGI Lyon, 26 sept. 2013, n° 04000099102).

Attention aux arguments commerciaux de certains prestataires qui font croire que le CSE peut utiliser son budget de fonctionnement

Certains prestataires, qui savent que l’argent du budget de fonctionnement dort souvent à la banque, ont parfois tendance à embellir la réalité juridique en faisant croire au CSE qu’il peut sans problème utiliser sa subvention de fonctionnement pour une prestation qui relève en fait des activités sociales et culturelles. Ce genre de procédé, condamnable, peut se retourner contre le prestataire car, en trompant le CSE, il commet un vice du consentement et s’expose à une annulation pure et simple de son contrat pour manœuvres dolosives (CA Versailles, 9 févr. 2021, n° 19/03060).

Dans cette affaire, le prestataire avait fait croire que l’achat d’un site internet devant essentiellement permettre aux salariés d’accéder à une billetterie pouvait être financé avec le budget de fonctionnement. Le commercial avait avancé l’argument de la communication !