La base de données économiques et sociales (BDES) également appelée base de données uniques (BDU) est mise à disposition des représentants du personnel par l’entreprise et rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales.
Depuis la loi travail, entrée en vigueur le 01 janvier 2017 qui permet à l’employeur de remettre à son salarié, son bulletin de paie sous format électronique, depuis le 1er janvier 2018, de mettre en place un modèle de bulletin de paie simplifié et l’arrivée de la BDES rassemblant les informations digitalisées relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise, sont autant de mesures qui ont pour objectifs de permettent aux entreprises de s’investir dans la dématérialisation.
La BDES, mise en place par la loi du 14 juin 2013, est obligatoire pour les entreprises qui emploient plus de 50 salariés.
Lorsque l’entreprise est à établissements multiples, le calcul des effectifs se fait au niveau global et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l’entreprise, et non par établissement.
Les informations sont les suivantes :
- Présentation financière et économique de la situation de l’entreprise ;
- L’investissement social ;
- L’investissement matériel et immatériel ;
- L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, obligatoire depuis le 1er janvier 2016 ;
- Fonds propres et endettement ;
- Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
- Activités sociales et culturelles ;
- Rémunération des financeurs ;
- Flux financiers à destination de l’entreprise ;
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Depuis les changements apportés par la réforme du Code du travail, deux grandes rubriques de la BDES peuvent dorénavant être écartées dans le cadre d’une BDES négociée : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Et portent sur :
- L’année en cours ;
- Les 2 années précédentes ;
- Les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.
Les utilisateurs de la BDES doivent respecter une obligation de discrétion sur les informations, notamment celles mentionnées comme confidentielles par l’employeur, qui se doit d’indiquer la durée de cette confidentialité.
Les informations, rapports et bilans périodiques valent désormais transmission aux instances représentatives du personnel concernées (CE, CHSCT et CSE).
Le contenu et les modalités de mise à disposition de la BDES peuvent faire l’objet d’un accord majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, d’un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires ou d’un accord de branche.
L’absence de BDES, rend l’employeur coupable d’un délit d’entrave, passible d’une amende de 7 500 €.
La BDES souvent perçue comme une obligation législative contraignante, comporte pourtant plusieurs avantages :
- Permet la digitalisation du dialogue social
- Un gain de temps considérable pour rechercher et mettre à jour les informations ;
- En créant une alerte e-mail, il est possible d’informer l’ensemble des personnes concernées d’ajouts ou de modifications de documents ;
- Plusieurs personnes peuvent y avoir accès en même temps ;
- L’entreprise est plus écologique qu’avec le support papier ;
Cependant un frein subsiste, l’obligation pour la direction des ressources humaines d’avoir à l’alimenter avec des projections à trois ans de données qui ne sont pas toujours disponibles, pertinentes, stabilisées.
La BDES permet de passer d’une logique de méfiance à une logique de confiance entre les différents interlocuteurs, ce qui semble correspondre aux nouvelles orientations impulsées au niveau européen par la construction de codes de conduite propres à chaque entreprises, le tout dans le respect du principe de loyauté.
Article rédigé par
Anne RICHARD
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Directrice du développement et du marketing digital
