1 – Qui perçoit le budget de fonctionnement du comité d’entreprise ?
Tout comité d’entreprise mis en place dans une entreprise d’au moins 50 salariés doit percevoir un « budget de fonctionnement» versé par l’employeur. Ce budget vous permet de financer vos dépenses en lien avec vos missions de comité d’entreprise dans le domaine économique et professionnel.
Ce budget est aussi versé aux comités d’établissement, au comité d’entreprise d’une Unité économique et sociale (UES), et au comité d’une Délégation unique du personnel (DUP).
Il n’est pas versé au comité central mais les comités d’établissement sont alors censés conclure un accord pour lui donner une partie de leur budget, ni au comité de groupe ni au comité d’entreprise européen.
Tous les comités d’entreprise ont le droit de percevoir leur budget de fonctionnement dès qu’ils ont été mis en place et chaque année.
Il est alimenté par votre employeur pour un montant fixé à au moins 0,2 % de la masse salariale brute de l’entreprise de l’année en cours (C. trav., art. L. 2325-43). Les sommes sont en général versées par chèque et encaissées sur le compte bancaire dédié au budget de fonctionnement. Elles peuvent aussi venir d’un virement de compte à compte.
Ces sommes, une fois versées, vous appartiennent. Aussi, si le budget de l’année précédente n’a pas été totalement dépensé, il reste sur vos comptes bancaires et l’employeur ne peut pas prétexter de cette économie pour refuser de vous verser le budget de l’année suivante.
Vous bénéficiez aussi, dans la plupart des cas, d’un budget des activités sociales et culturelles qui vous sert à financer les œuvres sociales dont vous faites bénéficier les salariés. Attention : votre budget de fonctionnement ne doit jamais être mélangé avec votre budget des activités sociales et culturelles et ne doit jamais servir à financer des œuvres sociales.
2 – L’employeur doit verser le budget de fonctionnement chaque année
La loi oblige votre employeur à vous verser le budget de fonctionnement chaque année. Mais elle ne prévoit pas quand il doit le faire.
En pratique, l’employeur verse la quasi-totalité de votre budget en début d’année en se fondant sur la masse salariale de l’année précédente puisque c’est la base de calcul de votre budget.
Puis il opèrera une régularisation au début de l’année suivante, une fois qu’il aura une connaissance exacte du montant de la masse salariale brute de l’année écoulée, qui sert de base de calcul de votre budget. Ce procédé est normal car la masse salariale (qui est le montant total des salaires et rémunérations versés dans l’année), ne peut être connue précisément qu’une fois l’année terminée.
Ces versements se font soit par chèque, soit par virement sur le compte bancaire de votre comité d’entreprise dédié à votre fonctionnement (et non sur le compte dédié aux activités sociales et culturelles).
Votre employeur peut aussi, si vous en êtes d’accord, effectuer plusieurs versements étalés dans le temps, chaque trimestre par exemple.
Cela est moins avantageux pour vous : il est alors important que vous fixiez ensemble avec l’employeur et de façon précise, les modalités et la périodicité des versements afin de pouvoir fonctionner sans entrave.
Attention toutefois : même si votre budget de fonctionnement peut vous être versé en plusieurs fois, il est totalement exclu que les versements soient faits au fur et à mesure de vos besoins.
Vous devez pouvoir utiliser vos fonds à votre guise sans avoir à rendre de comptes ou à demander des sommes au préalable à l’employeur.
3 – Le budget de fonctionnement est de 0,2 % de la masse salariale brute
Le budget de fonctionnement que l’employeur doit vous verser s’élève tous les ans à 0,2 % de la masse salariale brute de l’entreprise pour l’année en cours. La masse salariale équivaut au montant de tous les salaires et rémunérations versés dans l’année aux salariés de l’entreprise (C. trav., art. L. 2325-43). C’est un minimum légal mais vous pouvez tout à fait bénéficier d’un budget plus important si un accord collectif ou un usage le prévoit.
Exemple : si la masse salariale brute d’une entreprise de 250 salariés s’élève à 7,5 millions d’euros par an, le budget de fonctionnement du comité d’entreprise est au moins égal à 0,2 % de ce montant, soit 15 000 € (0,2 × 7 500 000 / 100 = 15 000 €).
En pratique, c’est l’employeur qui calcule le montant de votre budget de fonctionnement. Mais vous avez tout intérêt à vérifier vous-mêmes que ce montant est correctement calculé. Vous pouvez aussi le faire vérifier par un expert-comptable que vous rémunérez avec votre budget de fonctionnement.
Où trouver la masse salariale ? Elle est inscrite au compte 641 dans le plan comptable général, intitulé « Rémunérations du personnel » (Cass. soc., 30 mars 2011, no 09-71.438).
Vous avez généralement accès au montant du compte 641 quand l’employeur vous transmet les comptes de l’entreprise. Si l’employeur refuse de vous en communiquer le montant, il commet un délit d’entrave (Cass. crim., 11 févr. 2003, no 01-88.650).
Ce compte comprend toutes les rémunérations déclarées à l’administration fiscale et à l’Urssaf (les salaires de base, les appointements et les commissions ; les indemnités de congés payés ; les primes et les gratifications ; les indemnités et avantages divers…). Il comprend aussi la part salariale des cotisations sociales (c’est-à-dire la différence entre le salaire brut et le salaire net), mais pas la part patronale des cotisations sociales.
4 – L’employeur peut déduire les frais de fonctionnement qu’il prend directement en charge
L’employeur doit vous verser un budget de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute, sauf s’il vous fait déjà bénéficier d’une somme ou de moyens en personnel équivalents à ce montant (C. trav., art. L. 2325-43).
Par conséquent, l’employeur peut retrancher du montant de votre budget la partie de vos dépenses de fonctionnement qu’il finance directement.
Pour vérifier que cette déduction est correcte, il faut suivre plusieurs étapes :
– d’abord faire la liste les frais de fonctionnement pris en charge directement par l’employeur (personnel mis à votre disposition, ligne et abonnement téléphoniques, accès internet, affranchissement du courrier, abonnement juridique…) ;
– ensuite estimer précisément le coût de chaque dépense répertoriée ;
– puis comparer la somme totale ainsi calculée avec la différence constatée entre le budget de fonctionnement « théorique » (0,2 % de la masse salariale brute) et le budget effectivement versé.
Exemple : l’employeur a pris en charge la rémunération annuelle du salarié du comité d’entreprise pour 24 840 € (salaire brut + charges patronales), la connexion internet du comité d’entreprise pour 360 € et les abonnement et communications téléphoniques pour 720 €. Ce total de 25 920 € peut être déduit de votre budget de fonctionnement s’élevant, par exemple, à 118 800 € : l’employeur vous versera donc 92 880 €.
Le montant des dépenses prises en charge par votre employeur peut varier au cours de l’année, par exemple si la rémunération du salarié mis à votre disposition est augmentée. En fin d’année, il est donc nécessaire d’ajuster la somme totale de ces « avantages » pour, le cas échéant, créditer ou débiter votre compte de la différence calculée. Au total, l’ensemble des sommes que l’employeur vous verse directement ou a pris en charge directement doit au minimum être égal à 0,2 % de la masse salariale brute de l’entreprise.
5 – L’employeur supporte certaines dépenses de fonctionnement en plus de votre budget
En plus du budget de fonctionnement, la loi oblige l’employeur à prendre en charge un certain nombre de vos dépenses en rapport avec votre fonctionnement. Ces dépenses ne pourront donc pas être déduites de votre budget de fonctionnement.
Ainsi, il doit :
– vous fournir un local aménagé, c’est-à-dire éclairé, chauffé et meublé (C. trav., art. L. 2325-12) ;
– vous fournir « le matériel nécessaire à votre fonctionnement », en fonction des évolutions technologiques et de vos besoins, comme une ligne téléphonique vous permettant aussi l’accès à internet, un ordinateur, une imprimante, une photocopieuse ;
– payer les honoraires des experts-comptables ou experts techniques quand la loi le prévoit (C. trav., art. L. 2325-39) ;
– payer vos heures de délégation ;
Il doit aussi :
– rémunérer le temps consacré par les élus au stage de formation économique (C. trav., art. L. 2325-44) ;
– rémunérer le crédit d’heures des membres du comité d’entreprise qui en ont (C. trav., art. L. 2325-7) ;
– rémunérer le crédit d’heures des membres de certaines commissions ainsi que le temps passé aux réunions de certaines de ces commissions ;
– rémunérer comme temps de travail le temps passé aux réunions ordinaires et extraordinaires du comité d’entreprise qu’il convoque (C. trav., art. L. 2325-8) ;
– prendre en charge vos frais de déplacement exposés pour les réunions ordinaires et extraordinaires, ces frais pouvant inclure des frais d’hébergement et de nourriture (Cass. soc., 22 mai 2002, no 99-43.990).
6 – Que financer avec le budget de fonctionnement ?
Le budget de fonctionnement doit servir exclusivement à votre fonctionnement et à vos missions économiques et professionnelles. Vous n’êtes donc pas totalement libres car vous devez toujours respecter la finalité de ce budget (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825).
Ainsi votre budget de fonctionnement peut servir à financer :
– le recours à différents experts « libres » dont l’employeur n’a pas à supporter le coût ; mais il faut impérativement que l’expertise concerne vos missions économiques et en aucun cas vos ASC (activités sociales et culturelles, C. trav., art. L. 2325-41) ;
– la souscription à un contrat d’abonnement permettant d’interroger un expert dans le cadre d’une assistance téléphonique pour vos missions économiques (organisme spécialisé, avocat ou consultant…) ;
– le fonctionnement des commissions de votre comité d’entreprise si leur objet ne relève pas du domaine des ASC ;
– une enquête réalisée auprès des salariés sur un domaine relevant de vos attributions économiques comme par exemple, les incidences d’un nouveau mode de rémunération sur leurs conditions de travail (Cass. soc., 19 déc. 1990, no 89-16.072) ;
– la location d’une salle pour réunir le personnel à l’occasion d’un projet de restructuration ;
– l’achat de presse et de documentation spécifique en liaison avec votre mandat de membres du comité d’entreprise ; bien sûr, vous ne pouvez pas décider de financer avec votre budget de fonctionnement des abonnements sans aucun lien avec vos attributions économiques (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825) ;
– financer le recours à une société spécialisée pour la rédaction des procès-verbaux de réunion du comité d’entreprise.
Votre budget de fonctionnement peut aussi financer des formations, notamment pour les nouveaux élus. Bien sûr, la formation doit se rattacher à vos attributions économiques, et non à l’exercice de fonctions syndicales (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825). Par exemple une formation en droit social peut être utile pour connaître vos droits, obligations et responsabilités dans le cadre de votre mandat d’élu.
Par ailleurs, le financement de la formation économique prévue pour les membres élus titulaires du comité doit être pris en charge par le comité d’entreprise : votre budget de fonctionnement est là pour ça (C. trav., art. L. 2325-44).
9 – Attention à séparer le budget de fonctionnement de celui des ASC
Votre budget de fonctionnement et votre budget des activités sociales et culturelles (ASC) sont strictement autonomes. Ils doivent être calculés et versés séparément et leurs comptabilités sont bien distinctes. Chaque budget a un objet précis pour lequel il doit être utilisé.
Le budget de fonctionnement ne doit jamais être utilisé pour financer vos ASC. Et inversement le budget ASC ne peut pas financer vos missions économiques.
Ces deux budgets ne peuvent pas se compenser : tout transfert de fonds entre vos budgets est exclu (Cass. crim., 11 févr. 1992, no 90-87.500).
Ce principe de séparation des budgets ne connaît aucune dérogation, même si vous êtes tous d’accord.
Vous devez respecter le principe de la séparation absolue entre vos deux budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles.
Pour savoir sur quel budget vous devez imputer telle ou telle dépense, vous devez regarder la finalité de la dépense.
Posez-vous la question suivante : à quel type d’activité elle est destinée ? Est-ce le fonctionnement et les missions économiques de votre comité d’entreprise, ou bien est-ce vos activités sociales et culturelles ? Dans le premier cas, c’est du budget de fonctionnement qui doit la financer, dans l’autre, c’est celui des ASC.
8 – Certaines dépenses sont réparties sur les deux budgets
Il arrive que certaines dépenses soient mixtes : elles servent finalement à la fois à vos missions économiques et à vos activités sociales et culturelles (ASC).
Ces dépenses qui concernent à la fois votre mission économique et vos ASC doivent être réparties sur les deux budgets ; à vous d’opérer une ventilation des sommes au prorata de leur utilisation.
Par exemple votre comité d’entreprise emploie un salarié effectuant des tâches qui relèvent tant de votre fonctionnement que des ASC, comme un comptable notamment. Sa rémunération constitue donc une « dépense mixte ». Il vous appartient d’évaluer le temps qu’il passe à chaque type de tâche puis de répartir proportionnellement sa rémunération sur chaque budget. Ainsi, si vous estimez que votre salarié du CE travaille 30 % de son temps pour les ASC et les 70 % restant, pour votre fonctionnement, son salaire doit être imputé à hauteur de 30 % sur le budget des ASC et de 70 % sur celui de fonctionnement.
Votre budget de fonctionnement va aussi servir à financer vos moyens matériels, et notamment les frais de communications téléphoniques, de fax, les frais postaux, les frais de papeterie, le coût d’un abonnement internet, l’achat de un ou plusieurs ordinateurs portables, l’achat de un ou plusieurs téléphones mobiles, la participation au fonctionnement du comité central d’entreprise pour les comités d’établissement. Ces dépenses doivent être réparties entre les deux budgets dès lors qu’elles sont aussi consacrées à des ASC.
9 – Qui décide des dépenses ?
C’est vous en tant que comité d’entreprise qui décidez librement de l’utilisation de votre budget de fonctionnement. En aucun cas, l’employeur ne peut autoriser ou refuser telle ou telle dépense (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825).
Toutefois, cette liberté est encadrée par la nécessité :
– d’utiliser ce budget conformément à son objet, c’est-à-dire dans le cadre du fonctionnement de votre comité d’entreprise et de vos missions économiques ;
– de décider de la gestion du budget de manière collective, car ce budget est le vôtre en tant qu’organe collectif.
En pratique, dans un premier temps, vous devez choisir les dépenses que vous comptez faire. En réunion, vous décidez ainsi quel pourcentage de votre budget vous allez consacrer à telle ou telle dépense.
La décision d’affecter votre budget de fonctionnement doit résulter d’un vote des membres titulaires de votre comité d’entreprise. En principe, l’employeur ne prend pas part à ce vote.
Dans un deuxième temps, votre trésorier ou votre secrétaire, qui dispose de la signature, met en application vos choix. Ainsi, le trésorier ou le secrétaire engage les dépenses que vous avez collectivement décidées.
Le trésorier ou le secrétaire ne peut pas, à titre individuel, se substituer à vous en tant que comité d’entreprise pour décider seul des choix financiers (Cass. soc., 22 mars 2007, no 05-13.609). Et cela reste en principe valable même s’il espère ensuite obtenir votre validation : un vote favorable de votre part qui intervient alors que la dépense est déjà engagée ne permet pas de valider la décision qu’il aura prise unilatéralement, ni de supprimer son caractère délictueux (Cass. soc., 16 oct. 1997, no 96-86.231 ; Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118).
Toutefois il est possible d’autoriser par avance le secrétaire et/ou le trésorier du comité d’entreprise à engager des dépenses de fonctionnement d’un montant modeste fixé par votre règlement intérieur de comité d’entreprise, et de les faire ensuite approuver par le comité d’entreprise. Dans le même sens, vous pouvez voter des budgets aux présidents des commissions pour qu’ils les utilisent à leur gré tout en respectant l’objet des commissions.
Mais la signature des chèques est toujours effectuée par votre trésorier ou votre secrétaire.
10 – Vous devez avoir une saine gestion et rendre des comptes…
La loi ne vous impose rien sur la manière dont vous devez gérer votre budget, mais vous devez bien entendu le faire en « bon père de famille ».
Une saine gestion implique de veiller à ne pas dépenser l’argent que vous n’avez pas et à ne pas faire de dépenses inconsidérées. Si vous dépensez plus que votre budget de fonctionnement et que vous avez des agios à payer, vous devrez les rembourser sur un budget de fonctionnement à venir. Le dépassement de votre budget une année peut ainsi avoir des conséquences sur les années futures.
Si vous devez faire des dépenses exceptionnelles ou particulièrement coûteuses, il faut prendre la décision en réunion plénière. Le PV de votre réunion doit préciser que la dépense est exceptionnelle et indiquer qu’elle se rattache au budget de fonctionnement.
Si vous n’avez pas dépensé la totalité de votre budget de fonctionnement, le solde reste sur le compte en banque du budget de fonctionnement du comité d’entreprise et sera utilisé les années suivantes, sans limitation de durée, ni de montant. Vous pouvez toutefois en placer une partie sur un compte donnant des intérêts sur lequel vous pourrez retirer des liquidités à tout moment, afin de pouvoir disposer d’un financement si un besoin apparaissait. Attention à ne pas choisir un compte à risque ! De plus, les intérêts ne devront être utilisés que pour financer une dépense relevant de votre fonctionnement et non de vos ASC.
Chaque fin d’année, vous devez faire un compte-rendu détaillé de votre gestion financière, indiquant le montant de vos ressources et de vos dépenses, et distinguant bien vos deux budgets (C. trav., art. R. 2323-37). Ce rôle est généralement assumé par votre trésorier. De plus, à chaque élection, les membres du comité d’entreprise sortant doivent rendre compte de leur gestion au nouveau comité d’entreprise (C. trav., art. R. 2323-38). Vous devez être en mesure de remettre aux nouveaux membres tous les documents concernant l’administration et l’activité du comité d’entreprise.
11 – Il y a un risque de sanction en cas de mauvaise utilisation
Si votre budget a été mal utilisé, une action civile peut être engagée devant le tribunal de grande instance (TGI) pour que la délibération litigieuse de votre comité d’entreprise soit annulée ou suspendue (Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825).
Cette action est ouverte à tous ceux « qui ont un intérêt légitime » (CPC, art. 31), à savoir :
– le CE lui-même, en tant que personne morale, notamment pour revenir sur une décision prise avant son renouvellement aux élections ;
– tout membre du CE, l’employeur inclus (Cass. soc., 18 mai 1983, no 82-11.564 ; Cass. soc., 27 mars 2012, no 11-10.825) ;
– un syndicat ou un salarié.
Si la décision a été prise mais que la dépense n’a pas encore été engagée, il peut être aussi judicieux de saisir le TGI en référé, c’est-à-dire en urgence, pour qu’il interdise le versement des fonds en attendant que le juge se prononce sur le bien-fondé ou non de la délibération.
Une action pénale peut aussi être engagée en cas d’abus de confiance au détriment du CE. Par exemple, l’abus de confiance a été reconnu dans une affaire où les élus ont détourné les fonds du comité d’entreprise à des fins personnelles, en l’occurrence pour financer un voyage au Canada et des repas au restaurant (Cass. crim., 16 oct. 1997, no 96-86.231).
Celui qui agit devant le juge pénal doit démontrer qu’il subit directement un préjudice personnel (C. proc. pén., art. 2). C’est donc le comité d’entreprise, en tant que personne morale, qui peut directement agir, en portant plainte et en se constituant partie civile (Cass. crim., 16 oct. 1997, no 96-86.231).
En revanche, puisqu’elles ne sont pas directement victimes de la mauvaise utilisation du budget de fonctionnement du comité d’entreprise, ne peuvent pas agir devant le juge pénal : un membre isolé du comité d’entreprise, ce qui inclut aussi l’employeur (Cass. crim., 6 avr. 2005, no 04-85.799) ; un salarié ; un syndicat. Ils gardent la possibilité de dénoncer les faits commis auprès du procureur de la République, le parquet pouvant alors décider de poursuivre ou non les responsables (C. pr. pén., art. 40 ; C. pr. pén., art. 40-1).
12 – Que faire si le budget de fonctionnement n’est pas versé
Si vous constatez que l’employeur ne vous a pas versé la totalité ou une partie de votre budget de fonctionnement, rapprochez-vous de lui pour obtenir des explications avant de déclencher une quelconque procédure. S’il reconnaît son erreur et la corrige, la « procédure » s’arrêtera là.
S’il persiste à retarder ou à refuser le versement, votre secrétaire peut inscrire cette question à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Si cela est nécessaire, une réunion extraordinaire peut être organisée. Si le problème n’est pas réglé à l’issue de la réunion, vous pouvez mettre l’employeur en demeure de payer, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Dans le même temps, vous pouvez aussi solliciter l’inspecteur du travail pour une médiation.
Ces démarches doivent permettre d’obtenir à l’amiable le paiement de votre budget avant de recourir à la voie judiciaire qui risquerait de radicaliser vos relations avec l’employeur.
Si néanmoins vous décidez de porter l’affaire devant les tribunaux, vous agirez en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).
Vous pouvez aussi agir devant le juge pénal car l’absence de versement de tout ou partie de votre budget de fonctionnement et le refus de communiquer le montant de la masse salariale qui permet de le calculer est un délit d’entrave (Cass. crim., 11 févr. 2003, no 01-88.650). Enfin, dans le cadre d’une action civile ou pénale, vous pouvez réclamer que le préjudice que vous avez subi soit réparé par des dommages-intérêts.
Les actions en ce domaines sont prescrites après 5 ans (C. civ., art. 2224).
Vous seul pouvez réclamer le versement de votre budget de fonctionnement. Un syndicat peut se joindre à votre action mais pas agir à votre place (Cass. soc., 26 sept. 2012, no 11-13.091).